DATENSCHUTZERKLÄRUNG FÜR BEWERBER

1. Was ist der Zweck dieses Dokuments?

Als Unternehmen suchen wir immer wieder Beschäftigte, die wir direkt oder durch Dienstleister ansprechen oder die wir auf freie Positionen aufmerksam machen. Das bedeutet, dass wir persönliche Informationen über Sie im Rahmen einer Bewerbung speichern und verwenden. Sie erhalten eine inhaltliche Zusammenfassung dieser Datenschutzerklärung mit der Eingangsbestätigung, weil Sie bei uns arbeiten oder arbeiten wollen (ob als Arbeitnehmer oder ggf. Auftragnehmer). Diese Erklärung dient dazu, Sie darauf aufmerksam zu machen, wie und warum Ihre persönlichen Daten verwendet werden, insbesondere für die Zwecke der Rekrutierungsmaßnahme, und wie lange diese normalerweise aufbewahrt/gespeichert werden. Sie erhalten diese Informationen, da sie gemäß Datenschutz-Grundverordnung  ([EU]  2016/679) (DSGVO) sowie nach dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG 2018) bereitgestellt werden müssen.

2. Datenschutzgrundsätze

Wir werden die geltenden Datenschutzgesetze und -grundsätze, die die EU-DSGVO und das BDSG 2018 beinhalten, befolgen, was bedeutet, dass Ihre Daten:

• rechtmäßig, fair und transparent verarbeitet
• nur für berechtigte Zwecke, die wir Ihnen hier klar erläutern, gesammelt werden und somit nicht in einer Weise verwendet werden, die mit diesen Zwecken unvereinbar
• korrekt und auf dem neuesten Stand gehalten
• nur so lange wie nötig gespeichert werden und für die Zwecke, die wir Ihnen erläutert haben, verarbeitet werden.
• sicher gespeichert

3. Informationen, die wir über Sie einholen und speichern

In Verbindung mit Ihrer Bewerbung auf die vakante Stelle bei uns erheben, speichern und nutzen wir folgende Kategorien von persönlichen Informationen über Sie:

• Die Informationen, die Sie uns in Ihrem Lebenslauf, Ihrem Anschreiben oder Ihrem Portfolio gegeben
• Die Informationen, die Sie in unserem Antragsformular angegeben haben, einschließlich Namen, Titel, Adresse, Telefonnummer, privater E-Mail-Adresse, Arbeitgeberhistorie und
• Alle Informationen, die Sie uns während eines Interviews Dies kann Tests, Fallstudien, Präsentationen oder andere Übungen umfassen, die während des Einstellungsprozesses abgeschlossen wurden.
• Referenzen, sofern für die vakante Stelle

4. Wie werden Ihre persönlichen Daten gesammelt?

Wir erheben persönliche Informationen über Kandidaten aus den folgenden Quellen:

• von Ihnen persönlich als Bewerber;
• von Personalagenturen, denen Sie selbst persönliche Daten zur Verfügung gestellt haben und die Sie uns vorgestellt haben;
• Ihre benannten Referenzen, von denen wir folgende Datenkategorien erfassen: Berufsbezeichnung, Beschäftigungszeiten.

5. Wie werden wir Informationen über Sie verwenden?

Wir verwenden die persönlichen Informationen, die wir über Sie erheben, um:

• Ihre Fähigkeiten, Qualifikationen und Eignung für die vakante Stelle (oder die Funktion) zu bewerten;
• Hintergrund- und Referenzprüfungen durchzuführen;
• mit Ihnen über den Bewerbungsprozess zu kommunizieren;
• Aufzeichnungen über unsere Einstellungsprozesse (wie Interviews, Feedbacks der Beteiligten Ä.) zu führen;
• gesetzliche oder regulatorische Anforderungen zu erfüllen;
• während des Bewerbungsverfahrens mit beteiligten Managern zu kommunizieren;
• uns gegebenenfalls an Sie zu wenden mit weiteren Stellenangeboten.

Es liegt in unserem berechtigten Interesse zu entscheiden, ob Sie für die Rolle (oder die Funktion) infrage kommen und eingestellt werden sollen, da es für uns darauf ankommt, eine/n geeignete/n Bewerber/Bewerberin für diese Stelle/Rolle zu finden (oder um diese Aufträge auszuführen) oder ggf. für weitere Stellen/Positionen. Sie könnten noch in den 24 Monaten nach der letzten Korrespondenz mit Ihnen über die spezifische Rolle (oder den Arbeitsplatz), für die Sie sich beworben haben, in Betracht gezogen werden.

Wir müssen Ihre persönlichen Daten verarbeiten, um zu entscheiden, ob wir mit Ihnen einen Arbeitsvertrag abschließen oder Ihnen einen Dienstleistungsauftrag erteilen. Nachdem wir Ihren Lebenslauf, Ihr Portfolio und Ihr Anschreiben oder Ihr Bewerbungsformular erhalten haben, werden wir diese Informationen bearbeiten, ob Sie die notwendigen Voraussetzungen erfüllen, um für die Rolle in die engere Wahl zu kommen. Wenn wir uns dazu entschließen, Sie zu einem Vorstellungsgespräch einzuladen, werden wir anhand der Informationen, die Sie uns im Vorstellungsgespräch geben, entscheiden, ob wir Ihnen die Stelle anbieten. Wenn wir uns entscheiden, Ihnen die Stelle/Position anzubieten, werden wir, bevor wir Ihnen ein Angebot übersenden, ggf. noch Referenzen einholen.

6. Wenn Sie keine persönlichen Informationen zur Verfügung stellen möchten

Wenn Sie auf Anforderung keine Informationen bereitstellen, die für die Prüfung Ihrer Bewerbung jedoch erforderlich sind (z.B. Nachweis von Qualifikationen oder frühere Beschäftigungsverhältnisse), können wir Ihre Bewerbung nicht abschließend bearbeiten.

7. Wie verwenden wir besonders sensible personenbezogene Daten?

„Besondere Kategorien“ besonders sensibler personenbezogener Daten haben einen höheren Schutzzweck. Wir benötigen daher eine weitere rechtliche Grundlage für das Erheben, Speichern und Verarbeiten dieser Art von persönlichen Informationen. Wir verwenden Ihre besonders sensiblen persönlichen Daten als Arbeitgeber nur auf folgende Weise:

• Wir verwenden die von Ihnen freiwillig und unaufgefordert zur Verfügung gestellten Informationen über einen Grad der Behinderung, um zu prüfen, ob wir während des Bewerbungsverfahrens notwendige Anpassungen vornehmen müssen, ob Anpassungen der Rahmenbedingungen für einen Test oder Interviews erfolgen müssen.

8. Informationen über strafrechtliche Verurteilungen

Die Erhebung oder Verarbeitung von Informationen über strafrechtliche Verurteilungen ist nicht beabsichtigt, es sei denn, die zu besetzende Stelle erfordert eine derartige Prüfung (z.B. Führungszeugnis).

9. Automatisierte Entscheidungsfindung (Profiling)

Entscheidungen, die einen wesentlichen Einfluss auf Sie haben, werden nicht auf automatisierten Entscheidungsprozessen beruhen.

10. Weitergabe von Daten

Warum können wir persönliche Daten mit Dritten teilen?

Wir geben Ihre persönlichen Daten nur zur Bearbeitung Ihrer Bewerbung an folgende Dritte weiter: an Einstellungsprozessen beteiligte Vorgesetzte, Interviewer, HR/Personalabteilung, ggf. Personalvermittler oder Kunden (wenn sie am Interviewprozess direkt teilnehmen). Alle unsere Drittanbieter und sonstige verbundenen Unternehmen in der Gruppe sind verpflichtet, angemessene Sicherheitsmaßnahmen zum Schutz Ihrer persönlichen Daten im Einklang mit unseren Richtlinien zu ergreifen. Wir erlauben unseren Drittanbietern nicht, Ihre persönlichen Daten für ihre eigenen Zwecke zu verwenden. Wir erlauben ihnen jedoch, Ihre persönlichen Daten für bestimmte Zwecke und in Übereinstimmung mit unseren Anweisungen zu verarbeiten.

Die Daten werden bei unserem deutschen IT-Dienstleister auf deutschen Servern gespeichert.

Wir dürfen Ihre persönlichen Daten außerhalb der EU übermitteln. Für den Fall, dass Ihre Daten außerhalb der EU übermittelt werden, stellen wir sicher, dass Ihre personenbezogenen Daten durch einen gültigen Übertragungsprozess angemessen geschützt sind, sodass Ihre persönlichen Daten von diesen Dritten in einer Weise verarbeitet werden, die das Datenschutzrecht der EU und Deutschlands entsprechend respektiert bzw. ein vergleichbares Schutzniveau sichert.

11. Datensicherheit

Wir haben angemessene Sicherheitsmaßnahmen getroffen, um zu verhindern, dass Ihre persönlichen Daten versehentlich verloren gehen, verwendet oder unberechtigt abgerufen, verändert oder offengelegt werden. Darüber hinaus beschränken wir den Zugriff auf Ihre persönlichen Informationen auf Mitarbeiter, Vertreter, Auftragnehmer und andere Dritte, die einen zulässigen Bedarf an der Verarbeitung haben. Diese Dritten werden Ihre persönlichen Daten nur auf unsere Anweisung hin verarbeiten und unterliegen einer Geheimhaltungspflicht.

Wir haben zudem Verfahren eingeführt, um möglichst jede Verletzung der Datensicherheit zu vermeiden und zu beseitigen, und werden Sie und die zuständigen Behörden über einen mutmaßlichen Verstoß benachrichtigen, wenn wir gesetzlich dazu verpflichtet sind.

12. Dauer der Datenspeicherung

Wie lange werden meine Informationen genutzt? Wir werden Ihre persönlichen Informationen für einen Zeitraum von bis zu 24 Monaten aufbewahren, nachdem wir Ihnen unsere Entscheidung mitgeteilt haben, ob Sie für die Stelle ein Vertragsangebot erhalten sollen. Wir bewahren Ihre personenbezogenen Daten für diesen Zeitraum u.a. auf, damit wir im Falle eines Rechtsstreits nachweisen können, dass wir

Kandidaten nicht diskriminiert und die Einstellungsverfahren auf faire und transparente Weise durchgeführt haben. Wir speichern Ihre Daten zudem für diesen Zeitraum, da innerhalb dieses Zeitraums möglicherweise eine andere Stelle/Position zu besetzen ist, für die Sie möglicherweise geeignet sind und sie es uns erlaubt haben (Einwilligung).

Nach Ablauf dieser Frist werden wir Ihre personenbezogenen Daten gemäß unseren Datenschutzbestimmungen vollständig löschen. Wenn wir Ihre persönlichen Daten länger als 24 Monate archivieren möchten, werden wir Sie nochmals anschreiben und um Ihre ausdrückliche Zustimmung bitten, um Ihre personenbezogenen Daten für einen bestimmten weiteren Zeitraum zu speichern.

Wenn ein erfolgreicher Kandidat von uns für Visumszwecke unterstützt wird und Ihr Lebenslauf als Teil des Rekrutierungsprozesses für diese Rolle betrachtet wurde, werden Ihr Lebenslauf und Ihre Einstellungsdaten (wie oben dargelegt) für einen Zeitraum von 6 Jahren ab der Einstellung des erfolgreichen Bewerbers oder mindestens ein Jahr nach Beendigung der Beschäftigung des erfolgreichen Bewerbers bei uns gespeichert (je nachdem, welcher Zeitpunkt der spätere ist). Wir bewahren Ihre persönlichen Daten für diesen Zeitraum auf, um für eine Überprüfung durch die zuständige Ausländerbehörde vorbereitet zu sein.

13. Zugangs-, Berichtigungs-, Löschungs- und Beschränkungsrechte

Sie sind verpflichtet, uns über Änderungen Ihrer persönlichen Daten zu informieren. Es ist wichtig, dass die persönlichen Informationen, die wir über Sie erhalten haben, korrekt und stets aktuell sind. Bitte halten Sie uns auf dem Laufenden, wenn sich Ihre persönlichen Daten während des Rekrutierungsprozesses und/oder während der Aufbewahrungsfrist ändern sollten.

Ihre Rechte in Verbindung mit persönlichen Informationen:

Unter bestimmten Umständen haben Sie per Gesetz das Recht:

• Zugang Auskunft über Ihre persönlichen Daten („Auskunftsanspruch bzgl. der personenbezogenen Daten“) zu verlangen. Dies ermöglicht Ihnen, eine Kopie der persönlichen Informationen, die wir über Sie erhoben haben, zu erhalten und zu überprüfen, dass diese rechtmäßig verarbeitet werden.
• Eine Korrektur der persönlichen Daten zu verlangen, die wir von Ihnen erhoben Dadurch können Sie unvollständige oder ungenaue Informationen, die wir über Sie gespeichert haben, korrigieren lassen.
• Die Löschung Ihrer persönlichen Daten zu D.h., Sie können uns dazu auffordern, personenbezogene Daten zu löschen oder löschen zu lassen, wenn wir keine Berechtigung haben, diese weiterzuverarbeiten. Sie haben auch das Recht, uns aufzufordern, Ihre personenbezogenen Daten zu löschen oder löschen zu lassen, wenn Sie von Ihrem Recht, der Verarbeitung zu widersprechen, Gebrauch gemacht haben (siehe unten).
• Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer persönlichen Daten, bei denen wir uns auf ein berechtigtes Interesse (ggf. auch eines Dritten) verlassen, verbunden mit der Tatsache, dass Sie konkrete Einwendungen geltend machen möchten.
• Die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer persönlichen Daten geltend zu Sie können uns somit auffordern, die Verarbeitung personenbezogener Daten über Sie zu beschränken, z.B. wenn Sie möchten, dass wir die Richtigkeit oder den Grund einer Verarbeitung feststellen.
• Die Geltendmachung der Übertragung Ihrer persönlichen Daten an eine andere Wenn Sie die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten, die Korrektur der personenbezogenen Daten verlangen oder der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten  insgesamt widersprechen oder die Übermittlung einer Kopie der persönlichen Daten an eine andere Partei beantragen möchten, wenden Sie sich bitte fernmündlich oder per E-Mail oder Brief an den Datenschutzbeauftragten.

Wenn Sie Fragen zu dieser Datenschutzerklärung oder zum Umgang mit Ihren persönlichen Daten haben, wenden Sie sich bitte per E-Mail oder schriftlich an den Datenschutzbeauftragten:

Beratungshaus Jens Protze, An der Hauptstraße 4a, 04720 Döbeln
E-Mail: info@sakret-sachsen.de

Sie haben zudem das Recht, sich jederzeit an die jeweilige Aufsichtsbehörde ihres (Bundes-) Landes zu wenden, wenn Sie der Auffassung sind, dass wir uns nicht an die Vorgaben des Datenschutzes halten.